martes, 26 de agosto de 2014

Nueva etapa, nuevo sitio

A partir de septiembre dejaré de publicar nuevos contenidos en este blog, ya que estreno web oficial en la que agruparé todos los contenidos con mi perfil profesional y colaboraciones.

Pero no creas que me olvido de ti, así que como me encantaría que siguiéramos en contacto, te animo a visitar www.luciamonterorodriguez.com y suscribirte en el enlace que verás a la derecha.¡Hasta pronto!

www.luciamonterorodriguez.com
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martes, 24 de junio de 2014

Relaciones varios a varios: tratamiento

Aunque en artículos anteriores hemos comentado que el tipo de relación más habitual entre dos tablas  es de 1 a varios, hoy vamos a ver cómo tratar esta modalidad que, en la vida real, aparece con cierta frecuencia pero que Access no es capaz de gestionar de manera directa.

Ejemplo

Vamos a tomar nuevo como muestra la librería que ya hemos empleado en otros artículos, recordando la composición y relaciones que planteamos inicialmente:

Relaciones de una base de datos básica para libreria


Ahora bien, si pensamos en la relación que en la realidad podría existir entre Facturas y Libros, está claro que un libro puede aparecer en más de una factura, y al mismo tiempo en una factura pueden aparecer uno o más libros, y aquí está la clave: uno o más.

Si supiéramos a ciencia cierta que los clientes siempre van a adquirir un número X de libros distintos, por ejemplo 2 ó 3, podríamos definir nuestra tabla con la técnica de relaciones múltiples y problema solucionado.

Sin embargo,  la vida es complicada y el futuro incierto y no sabemos qué harán nuestros clientes, por lo tanto tenemos que definir nuestra base de datos de manera que responda a esta incertidumbre.

Tratamiento

Párate a pensar y visualiza en tu mente una factura, y si no, mira la imagen, verás que hay dos partes bien diferenciadas. Por un lado, tenemos el encabezamiento con los datos fijos; número, fecha, datos del cliente y de la expedición; y por otro, el cuerpo, donde aparecerán tantas líneas como artículos (sean libros o no) se compren.

Factura tipo con zona de Encabezado y Detalle


Pues eso es precisamente lo que tenemos que hacer en Access, vamos a dividir la tabla Facturas en dos diferentes para albergar el Encabezado y las Líneas de facturación

En Cabecera_ftra, hemos dejados los datos fijos que teníamos anteriormente pero también hemos añadido algunos nuevos de aplicación general: Nº Factura, Fecha, Código Cliente, Descuento Especial y Forma de pago.

La tabla nueva de detalle, que hemos denominado Lineas_ftra, deberá contener como mínimo Nº Factura y Código Libro, pero puede mejorarse añadiendo por ejemplo un campo de Descuento. 

Importante: En esta tabla no es necesario incluir campo clave, pero para que resulte eficiente, la propiedad Indexado del campo Nº Factura deberá tomar el valor Sí, con duplicados.

Después de la transformación, las relaciones de esta base de datos entre las tablas que hemos comentado quedarán de la siguiente forma:

Desdoble de tablas para tratar una relación varios a varios


Cuando trabajamos con este tipo de relaciones, a la hora de introducir los datos, lo habitual es hacerlo mediante un formulario con los datos de la Cabecera y un subformulario que muestre las Líneas de detalle.

Conclusión

Siempre que en una situación podamos aplicar un modelo de factura, albarán o similar, estaremos ante una situación como la que acabamos de exponer, pero espero que ya sepas cómo solucionar esta situación.

domingo, 18 de mayo de 2014

Cómo diferenciar el tipo de relación entre dos tablas

Desde mi experiencia como docente, creo que lo más complicado no es manejar una base de datos, sino hacer un buen análisis.

Partiendo de esta premisa, en las evaluaciones siempre pido el análisis en papel junto con la propia base de datos, y es curioso ver cómo hay personas que son capaces de solventar un mal análisis, aunque el resultad final no sea eficiente.

Tipos de relaciones

Comencemos por repasar las diferentes modalidades, suponiendo que tenemos dos tablas con información relacionada entre sí.

1 a 1: 
     Cuando un registro de la tabla A sólo se puede relacionar con un registro de la tabla B
1 a varios: 
     Cuando un registro de la tabla A se puede relacionar con varios registros de la tabla B
Varios a varios: 
     Cuando varios registros de la tabla A se pueden relacionar con varios registros de la tabla B

Base de datos: Tipos de relaciones entre dos tablas

Preguntas que debo hacerme

Estas dos sencillas preguntas te ayudarán definir correctamente la relación entre dos tablas:

Tiene una clave principal?
     Si es así, estaremos ante un extremo 1, lo que descarta automáticamente la tercera modalidad.

Cuántas veces puede aparecer cada elemento de A en la tabla B?
     Este supuesto es mejor analizarlo con un ejemplo concreto. Mira las tablas de la siguiente figura:

Tablas sin relacionar en una base de datos


Por un lado tenemos tablas auxiliares:
Clientes: lista con los datos de todos los clientes de una agencia de viajes.
Transporte: lista con los diferentes medios para cada viaje del catálogo
Tipos de viajes: catálogo de los productos que la agencia oferta, y que se alimenta de la tabla anterior.

Además, la tabla principal es:
Viajes:  lista de los viajes realmente contratados, por lo que deberá relacionarse con Clientes y con Tipos de viajes.

Suponiendo que la tabla A es Clientes y la tabla B es Viajes, piensa ahora en la relación entre  codigocliente y codigocli.

1ª  pregunta: En la tabla Clientes, ¿cuántas veces aparecerá cada cliente?
Respuesta: Como es la lista de todos los clientes, cada persona deberá aparecer sólo una vez. Además, si te fijas en la imagen, el campo codigocliente está marcado como clave principal, lo que garantiza que sea un extremo 1 dentro de la relación.

2ª  pregunta: En la tabla Viajes, ¿es posible que un mismo cliente contrate más de un viaje?
Respuesta: Si la respuesta es SI, como en este caso, la tabla B tiene el extremo varios de la relación.

Por lo tanto, definiremos la relación como del tipo Uno a varios.

Comprobación en Access

Para ver si Access coincide con nosotros, arrastra el campo codigocliente hasta situarlo encima de codigocli o viceversa. Al soltar el ratón, la aplicación muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones:

Cuadro Modificar Relaciones indicando el Tipo de relación en la parte inferior

Si te fijas en la parte inferior de la imagen, Access ya está indicando el Tipo de relación: Uno a varios. Si además activamos la opción Exigir integridad referencial y pulsamos el botón Crear, verás como Access dibuja dicha relación en el esquema.

Relación 1 a varios entre dos tablas de una base de datos

Conclusión

Has podido comprobar cómo, realizando las preguntas adecuadas, podemos detectar fácilmente el tipo de relación que se establece entre dos tablas diferentes.

En el siguiente artículo, abordaremos el tratamiento de las relaciones Varios a Varios, hasta entonces, no dejes de practicas y probar, y si surgen dudas, ya sabes que me tienes a tiro de comentario :)

martes, 11 de marzo de 2014

En pocas palabras: un buen manual de Access

Hace poco tiempo la editorial IdeasPropias contactó conmigo para que revisara el libro Microsoft Access: Diseño de aplicaciones sencillas de bases de datos y, si tenía a  bien, hacer una reseña en mi blog; así que como me gusta hacer colaboraciones de todo tipo, dije que sí sin pensármelo dos veces.
Microsoft Access: Diseño de aplicaciones sencillas de bases de datos

Reconozco que al recibir el paquete y empezar a ojear el libro me quedé un poco “a cuadros”, ya que me estaban proponiendo la revisión de un libro dedicado a Access 2007. Lo primero que pensé es que tenía que ser un error, teniendo en cuenta que 2013 está en la calle, pero que casi toda la formación que me demandan ahora mismo es para Access 2010.

No obstante, decidí revisar el contenido y debo decir que me alegro de haberlo hecho. Se trata de un manual bien elaborado que, a pesar de introducir teoría de diseño de base de datos que podría despistar a cierta tipo de público, se integra bien con explicaciones prácticas, sin dar nada por supuesto.

Además, en cada capítulo se incluyen actividades que ayudarán a comprender el funcionamiento de Access y al final de cada uno, podrás encontrar conclusiones y test de autoevaluación. Aparte, el libro físico viene con un CD que incluye diversos videos tutoriales.

Sin embargo, si pienso en las necesidades que me encuentro durante los cursos que imparto para empresas, tengo que reconocer que el capítulo dedicado a las Consultas podría estar más completo, ya que mi experiencia me ha demostrado que es el objeto más potente y el que todo usuario de Access debería dominar.

A pesar de lo anterior, tengo que concluir diciendo que es un manual, apto, útil y recomendable para personas que quieran empezar desde cero o para aquéllos usuarios que se limitan a introducir y modificar datos y desean avanzar en el manejo de la aplicación.

martes, 25 de febrero de 2014

Consultas en campos que contienen asteriscos

En el primer artículo dedicado al Diseño de Consultas con criterios, indicábamos que el carácter comodín nos podía servir de ayuda en los campos de tipo texto.

Por ejemplo, fíjate en la siguiente imagen. Vemos una tabla denominada Artículos con dos campos, Código y Denominación:

Tabla de muestra con asteriscos dentro de un campo

Pues bien, vamos a imaginar que queremos consultar todos los artículos cuyo nombre contenga la letra A. El diseño de la consulta sería el que aparece a continuación:

Ejemplo de consulta con carácter comodín

El primer asterisco indica que puede haber o no un número indeterminado de caracteres delante de la a, y el segundo, lo mismo, pero detrás de dicha letra. Y el resultado será:

Resultado de una consulta

Pero…. ¿qué ocurriría si lo que necesito, es mostrar los registros en cuyo código existan asteriscos? En tal caso hay que combinar el uso del asterisco comodín con el asterisco carácter indicando como criterio: *[*]*

La manera de obligar a Access a que encuentre el carácter comodín, independientemente del resto de caracteres escritos en el campo es situar el asterisco entre corchetes. El resultado será:

Resultado de una consulta que busca los registros que contengan asteriscos

 ¿A qué no era tan complicado?